เอกสารบัญชีและภาษี มีความสำคัญสำหรับธุรกิจเป็นอย่างยิ่ง เพราะต้องใช้ในการบันทึกบัญชี ตลอดจนชำระภาษีต่อกรมสรรพากรตามกฎหมาย นอกจากนี้กฎหมายยังระบุไว้ด้วยว่า ทุกกิจการพาณิชย์มีหน้าที่ต้องรักษาเอกสารบัญชีและภาษี ดังนั้น…นอกเหนือจากการให้ความสำคัญกับการวางระบบบัญชี, การวางแผนภาษี และการจัดทำบัญชีบริหารแล้ว ยังต้องให้ความสำคัญต่อการจัดเก็บเอกสารให้ดีด้วย ถึงแม้จะมีความตั้งใจเก็บรักษาเป็นอย่างดีแล้วก็ตาม แต่ก็ยังเกิดปัญหาเรื่องเอกสารบัญชีและภาษีสูญหายได้ เราจึงควรศึกษาไว้ล่วงหน้าว่า หากเกิดกรณีเช่นนี้เราจะดำเนินการอย่างไรต่อไป
สาเหตุที่ทำให้เกิดกรณีเอกสารบัญชีและภาษีสูญหาย
การทำเอกสารบัญชีและภาษีสูญหาย สามารถเกิดขึ้นได้จากสาเหตุต่าง ๆ มากมาย เหตุการณ์เช่นนี้มักกระทบกับ การวางแผนธุรกิจ, การวางแผนภาษีของกิจการ และการจัดทำบัญชีบริหาร ซึ่งสาเหตุของการทำเอกสารทางบัญชีสูญหาย มีดังนี้
- เกิดจากสาเหตุที่ไม่คาดคิด เพราะเป็นเหตุสุดวิสัย เช่น น้ำท่วมฉับพลัน โดยไม่ปรากฏเค้าลางมาก่อน ทำให้ไม่ได้เก็บเอกสารล่วงหน้า
- เอกสารสูญหายจากเหตุไฟไหม้ ซึ่งเกิดจากความประมาทผิดพลาดของผู้อื่นที่ป้องกันไม่ได้ หรือเกิดจากความบกพร่องของหน่วยงานเอง
- เอกสารเสียหายจากการทำลายของปลวก
- เอกสารสูญหายจากการโยกย้ายสถานที่ของกิจการ
- สำนักงานบัญชีที่เข้ามาดูแล ทำเอกสารสูญหาย
ขั้นตอนที่ต้องดำเนินการเมื่อเอกสารบัญชีและภาษีสูญหาย
ก่อนอื่นต้องเข้าใจตรงกันว่า การทำเอกสารบัญชีและภาษีสูญหายนั้น ไม่ถือว่าเป็นความผิดของกิจการ แต่สิ่งที่ต้องทำก็คือ ปฏิบัติตามที่ระบุไว้ใน พรบ. การบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 15-16 ให้ถูกต้อง ดังนี้
ในมาตรา 15 ระบุหน้าที่ของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีว่า ถ้าพบว่าเอกสารบัญชีและภาษีสูญหาย “จะต้องแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่อธิบดีกำหนดภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหายนั้น”
ส่วนในมาตรา 16 เป็นบทบัญญัติเพื่อป้องกันการเจตนาทำให้เอกสารสูญหาย จึงระบุว่าหาก “สารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีตรวจพบว่าบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่เป็นสาระสำคัญแก่การจัดทำบัญชีสูญหายหรือถูกทำลาย หรือปรากฏว่าบัญชีและเอกสารดังกล่าวมิได้เก็บไว้ในที่ปลอดภัย ให้สันนิษฐานว่าผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีมีเจตนาทำให้เสียหาย ทำลาย ซ่อนเร้น หรือทำให้สูญหายหรือทำให้ไร้ประโยชน์ซึ่งบัญชีหรือเอกสารนั้น” ถึงอย่างนั้นก็ยังให้โอกาสในการพิสูจน์ความสุจริตของตนเองว่า “ตนได้ใช้ความระมัดระวังตามสมควรแก่กรณีแล้ว”
กล่าวคือ เมื่อพบว่ามีเอกสารบัญชีและภาษีสูญหายจะต้องดำเนินการตามพรบ.การบัญชี พ.ศ.2543 ประกอบกับประกาศของกรมการค้า เรื่อง “หลักเกณฑ์และวิธีการในการขออนุญาตและการอนุญาตให้เก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่นและการแจ้งบัญชี หรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี สูญหายหรือเสียหาย พ.ศ.2543” ข้อ 4 ที่ระบุหลักเกณฑ์และวิธีการพร้อมแบบ ส.บช.2 ไว้ว่า ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่ประสงค์จะแจ้งบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย พร้อมด้วยหลักฐานเอกสารตามระบุ แล้วไปยื่นต่อสารวัตรบัญชีประจำสำนักงานบัญชีประจำท้องที่ หรือยื่นต่อสารวัตรใหญ่บัญชี สำนักงานกลางบัญชี ตามแต่กรณี
แนวทางในการดำเนินการเมื่อเอกสารทางบัญชีสูญหาย สามารถสรุปเป็นขั้นตอนได้ดังต่อไปนี้
- ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ต้องมีการสำรวจก่อนว่าเอกสารที่สูญหายหรือเสียหายเป็นเอกสารชนิดใด ของปีไหนและเดือนใด พร้อมถ่ายรูปไว้เป็นหลักฐาน (กรณีที่เอกสารสูญหาย) รวมไปถึงจดบันทึกเพื่อทำสรุปข้อมูลเอกสารที่สูญหายหรือได้รับความเสียหาย
- ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งความกับตำรวจ เพื่อลงบันทึกประจำวันและออกใบแจ้งความ เนื่องจากเอกสารทางบัญชีถือว่าเป็นเอกสารสำคัญของกิจการ และจะต้องมีเอกสารหลักฐานประกอบการแจ้งความ ดังนี้
- สำเนาหลักฐานของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี
- ภาพถ่ายสถานที่เกิดเหตุ กรณีบัญชีหรือเอกสารประกอบการลงบัญชีเสียหาย
- หลักฐานที่แสดงได้ว่ามีการสูญหาย/เสียหายจริง
- หนังสือมอบอำนาจ กรณีที่ผู้มีอำนาจลงแทนนิติบุคคลมอบหมายให้ผู้อื่นทำแทน
- ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องแจ้งต่อกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายใน 15 วัน นับแต่วันที่ทราบถึงความเสียหายหรือสูญหายนั้น
- หลังจากที่ได้แจ้งต่อกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแล้ว เราอาจจะให้ที่ปรึกษาบัญชีช่วยติดต่อประสานงานขอเอกสารต่าง ๆ มาใช้แทนเอกสารที่สูญหายไปแล้วได้ เช่น ใบกำกับภาษีขาย, ใบกำกับภาษีซื้อ, สำเนาใบกำกับภาษีขาย เป็นต้น
การเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีจะต้องเก็บไว้ไม่ต่ำกว่า 5 ปี หากเกิดกรณีสูญหายด้วยเหตุอันสุดวิสัยก็ไม่ต้องกังวลใจจนมากมาย เพียงแต่ดำเนินการให้ถูกต้องตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ เอกสารทางบัญชีของกิจการนั้น ๆ ก็จะกลับมาสมบูรณ์ พร้อมเป็นหลักฐานในการดำเนินกิจการได้ในปีต่อ ๆ ไป
บทความนี้น่าจะทำให้เจ้าของกิจการหลาย ๆ คนเข้าใจว่าควรจะทำอย่างไร เมื่อเอกสารทางบัญชีและภาษีสูญหาย ในโอกาสหน้าหากเราไปเจอข้อมูลหรือความเคลื่อนไหวที่น่าสนใจเกี่ยวกับการจัดทำบัญชีเช่นนี้อีก
ทาง Scholar Accounting ก็จะหยิบมาทำเป็นสรุปแบบสั้น ๆ ง่าย ๆ มาให้อ่านกันอย่างแน่นอน
